Vuoi semplificare il reporting della liquidità? Scopri come una Business Controller di KNIME ci è riuscita, risparmiando tempo e ottenendo informazioni aggiornate in tempo reale su conti bancari, valute e diverse entità aziendali.
Chiedi a un team Finance cosa ne pensa del reporting della liquidità e probabilmente ti dirà che è una delle attività più dispendiose in termini di tempo. Eppure, è anche uno degli strumenti migliori per comprendere come il denaro entra ed esce da un’azienda.
Sono Sabrina Reiner, Business Controller nell’area Internal Operations di KNIME. Analizzo i dati finanziari di KNIME, monitorando le transazioni provenienti da diversi conti bancari e in valute differenti, consolidando le spese effettuate con le carte di credito aziendali, raccogliendo i dati dai report salariali dei dipendenti e occupandomi di altre attività.
Non è un ambito in cui posso permettermi di commettere errori. Tuttavia, il processo è complesso. Per questo, ero solita ricontrollare tutto due o tre volte, per assicurarmi che non ci fossero errori nel mio lavoro: digitare un numero in modo errato, saltare un campo nel foglio di calcolo o dimenticare di formattare correttamente una colonna.
Ma l’errore più grande che stavo commettendo era un altro: non automatizzare tutti i processi che avrei potuto.
Era arrivato il momento di cambiare.
Perché i processi manuali non sono adatti alla complessità
Dalla verifica della liquidità disponibile all’assunzione di nuovi dipendenti, passando per la gestione degli impegni finanziari imminenti e il supporto alle decisioni strategiche, il reporting della liquidità alimenta direttamente attività di livello più strategico, come la pianificazione finanziaria e la gestione del rischio.
La complessità del reporting aumenta con ogni nuovo conto bancario, entità aziendale e valuta coinvolta. Raccogliere dati da più banche, riconciliare i saldi, effettuare conversioni valutarie e fornire informazioni giornaliere coerenti diventa rapidamente un processo manuale.
Quando i dati risiedono in sistemi diversi — alcuni negli ERP, altri nei portali bancari, nei fogli di calcolo o negli strumenti interni — il risultato è un reporting frammentato, soggetto a errori e difficile da scalare.
Affrontare la complessità con Data Science e AI per automatizzare i processi
Lavorando in KNIME, il passo successivo è stato naturale: valutare KNIME Analytics Platform come possibile soluzione.
KNIME non è un sistema finanziario tradizionale, ma è proprio questo a renderlo potente. Essendo una piattaforma per la Data Science e l’intelligenza artificiale, è progettata per gestire la complessità e offre la flessibilità necessaria per sviluppare una soluzione personalizzata, adatta alle specifiche fonti dati e alle esigenze di reporting.
Invece di affidarsi esclusivamente al sistema ERP, o di esserne limitati, i team Finance possono utilizzare KNIME per integrare fonti dati eterogenee, automatizzare i processi ricorrenti e accedere a report aggiornati sulla liquidità, senza aggiungere ulteriore carico di lavoro all’IT o richiedere nuove infrastrutture.
5 modi in cui KNIME ha trasformato il nostro processo di reporting della liquidità
Per migliorare la trasparenza, la qualità e l’efficienza della gestione finanziaria, ho sviluppato una soluzione di reporting completa, che riunisce tutti gli aspetti fondamentali delle nostre attività, caratterizzate da più entità aziendali e diverse valute.
Utilizzo questo workflow per:
- Comunicare al management i KPI finanziari, come la liquidità netta, la generazione di cassa e il consumo di cassa (cash burn), oltre al confronto tra dati effettivi e budget.
- Gestire la liquidità all’interno dell’azienda.
- Monitorare la liquidità bancaria relativa a periodi passati e utilizzare questi dati come base per le previsioni di cassa.
I vantaggi della soluzione sviluppata con KNIME:
- Il workflow mi fa risparmiare circa tre ore di lavoro manuale al mese.
- I dati sono sempre aggiornati e disponibili ogni giorno.
- Posso condividere le analisi attraverso un’applicazione dati accessibile dal browser.
Ecco una panoramica delle attività svolte dal workflow, che non richiedono più il mio intervento manuale.
1. Automatizzare l’integrazione dei dati provenienti da diverse fonti
Una delle funzionalità principali del mio workflow è l’integrazione di più fonti dati in un unico livello di reporting coerente e unificato. KNIME agisce come un hub centrale, permettendomi di acquisire facilmente dati in formati diversi e da fonti differenti, per ottenere una visione completa della situazione finanziaria dell’intera organizzazione.
Se devo aggiornare o aggiungere una nuova fonte dati, posso farlo senza dover ricostruire l’intero processo di reporting.
2. Automatizzare la conversione valutaria
Uno degli aspetti più impegnativi del reporting tradizionale della liquidità è la gestione dei conti in valuta estera. I tassi di cambio variano ogni giorno e applicare manualmente i tassi di conversione a decine di conti può facilmente generare errori.
Nel mio workflow KNIME posso automatizzare la conversione valutaria sulla base dei tassi di cambio aggiornati in tempo reale, uniformando i valori. In questo modo, garantisco un reporting accurato e coerente per tutti i nostri conti bancari internazionali, espressi nella valuta utilizzata per il reporting.
Questo elimina gli errori dovuti alle conversioni manuali e permette di risparmiare tempo prezioso.
3. Ottenere una panoramica giornaliera della liquidità netta
Uno dei vantaggi più immediati che ho riscontrato con KNIME è la possibilità di ottenere ogni giorno una panoramica della liquidità netta su tutti i nostri conti bancari.
In precedenza, era necessario calcolare manualmente i dati di diversi estratti conto e consolidare le informazioni in un unico file centrale.
KNIME automatizza questo processo utilizzando tutti i dati integrati, riunendoli e calcolando gli importi nella valuta di reporting.
Ora dispongo di una visione aggregata giornaliera dei saldi di tutti i conti bancari, sia a livello di singolo conto sia a livello consolidato per l’intera azienda. Aggiungendo i dati di budget, posso anche confrontare i risultati effettivi con quelli previsti.
Questa fotografia aggiornata della situazione finanziaria permette di prendere decisioni più consapevoli e ha migliorato la nostra pianificazione della liquidità.
4. Ottenere una panoramica mensile dei flussi di cassa in entrata e in uscita
Per completare il quadro, elaboro anche i totali mensili dei flussi di cassa in entrata e in uscita per ciascun conto bancario, per ogni entità aziendale e per l’intera organizzazione.
Queste informazioni costituiscono la base per calcolare il consumo e la generazione di cassa mensili e confrontare i risultati effettivi con il budget e/o le previsioni. In questo modo, ottengo una visione chiara della solidità finanziaria dell’azienda.
Questo livello di dettaglio mi consente di monitorare l’andamento della liquidità, ottimizzare le strategie di gestione della tesoreria e intervenire in modo proattivo sulle deviazioni rispetto ai flussi di cassa attesi, supportando analisi e previsioni finanziarie più approfondite.
Approfondendo ulteriormente l’analisi, il workflow offre una suddivisione dettagliata di ogni singola transazione. Posso così classificare le registrazioni in base alle categorie di ricavo e di costo ed effettuare confronti approfonditi tra i valori effettivi e quelli previsti a budget. Questo migliora l’accuratezza del budget e rafforza il controllo sulle spese.
5. Ottenere una visione aziendale della liquidità netta tramite KNIME Hub
Operiamo attraverso diverse entità giuridiche, ciascuna con i propri conti bancari. Avevamo quindi bisogno di una panoramica aggregata della liquidità netta dell’intera organizzazione.
Con KNIME sono riuscita a generare un riepilogo giornaliero della liquidità per ciascuna entità e una visione consolidata dell’intera azienda.
In precedenza, raccogliere manualmente queste informazioni richiedeva giorni. Ora sono disponibili su richiesta attraverso un’applicazione dati accessibile dal browser e sempre aggiornata.
Posso condividere il link all’applicazione con i colleghi o con il mio responsabile, così che possano consultare autonomamente la situazione della liquidità quando ne hanno bisogno.
Di seguito è riportato un esempio dell’applicazione dati. I dati visualizzati sono simulati.
Posso anche programmare il workflow affinché salvi automaticamente tutti i dati rilevanti nella cartella Finance condivisa, utilizzando KNIME Hub.
In questo modo, tutti i membri del team possono accedere a informazioni aggiornate, anche quando il collega responsabile è malato o in ferie. Si garantiscono così continuità operativa, trasparenza e responsabilità condivisa.
Oltre il reporting della liquidità: supportare obiettivi Finance più ampi
KNIME si è dimostrato molto più di un semplice strumento per il reporting della liquidità. Grazie alla sua flessibilità e alle funzionalità di automazione, abbiamo potuto estenderne l’utilizzo anche al reporting dei KPI finanziari destinati al management, come la liquidità netta, la generazione di cassa e il confronto tra risultati effettivi e budget.
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I dati in tempo reale e quelli storici resi disponibili da KNIME consentono una gestione della liquidità più efficace. Grazie a una visione chiara dell’andamento dei flussi di cassa, possiamo prendere decisioni migliori in materia di investimenti, fabbisogno finanziario e gestione dei costi.
Inoltre, la possibilità di recuperare i dati storici offre una base affidabile per le previsioni di cassa, aiutandoci ad anticipare la futura disponibilità di liquidità e a pianificare di conseguenza.
Con KNIME imparare diventa naturale, anche per chi è alle prime armi
Forse l’aspetto migliore è che sviluppare questi workflow è davvero divertente, soprattutto con K-AI.
K-AI è l’assistente AI di KNIME, che rende l’automazione ancora più intelligente e intuitiva. Una mia collega, che lavorava principalmente con i fogli di calcolo, ha visto quanto fosse semplice per me iniziare a costruire workflow e si è appassionata anche lei!
Ha sviluppato un workflow per la reportistica periodica dei costi per centro di costo, ottenendo gli stessi vantaggi: il processo può essere programmato per essere eseguito in qualsiasi momento, condiviso facilmente all’interno dell’azienda tramite l’applicazione dati e modificato con semplicità quando necessario.
Sviluppare nuove competenze è facile perché i benefici sono subito visibili. Se vuoi provare anche tu, scarica KNIME.
